言語化3分トレーニング・相手の立場に立った伝え方を意識する(お仕事編)

こんにちは。セールスコピーライターの田中さとみです。

最近の働き方は、対面の他にZoomやLINEなど、チャットでのやり取りも増えていますよね。
多様なコミュニケーション手段を用いなければならない職場環境では、伝えたい事をきちんと言語化できないと、勘違いや誤解が生じてしまいます。

あなたは、自分の考えや感情を相手にうまく伝えることができずに困っていませんか?

そこで今回はお仕事編として、職場で「伝わる言語化」ができるようになる、簡単な3分トレーニングをご紹介していきます!ぜひ実践してみてください。

プライベートのお悩みについては、ぜひこちらを参考にしてください。
「言語化3分間トレーニング:相手によって伝える言葉を変える(プライベート編)」

言語化3分間トレーニング:相手によって伝える言葉を変える(プライベート編)

伝わる言語化のトレーニング方法

伝わる言語化とは、誰かに何かを伝えるときに、自分本位ではなく相手の立場になって考え、相手に理解できる言葉を使うことです。

実は「うまく伝えられない」と悩む多くの方は、伝える時に、相手の立場に立って考えてみる、ということを忘れがち。でも、これは仕方のないことで、コミュニケーションの起点は、あなたの伝えたい想いからなので、ついつい、自分の立場から自分本位の言葉で伝えようとしてしまうためです。

しかし、仕事でのコミュニケーションでは、伝えたことを受けて、相手に動いてもらわねばなりません。だから、相手の立場に立って考え、簡潔でわかりやすい言葉を使うトレーニングをしていきましょう。

おすすめのやり方は、相手に伝える前に、紙などに書き出す方法です!

紙とペンを用意して、次の3つを具体的に書き出してみてください。

①伝えたい内容は何か
②伝えたい相手は誰なのか
③その相手にとって何が重要なのか

では実践してみましょう!

言語化実践トレーニング

トレーニング1. 上司に自分のアイデアを提案する

あなたは業務効率化のためのアイデアを思いつきました。早速、上司に提案したいと考えています。上司は新しいアイデアに対して慎重なタイプ。

あなたなら、どうやって伝えますか?

先程の①~③を紙に書き出してみてください。

①伝えたい内容は何か:新しいアイディア
②伝えたい相手は誰なのか:慎重な上司
③その相手にとって何が重要なのか:アイディアによって得られるメリットとその根拠

書き出してみることで、慎重な上司には、具体的なメリットや根拠が示されないと理解してもらえない可能性があるという前提が明らかになりました。ですから、次のような伝え方を考えてみてください。

【OK例】
「○○部長、業務効率化のための提案があります。従来の○○の作業を、△△の方法に変更することで、作業時間を○○%削減できると考えています。
具体的には、□□のツールを活用し、○○の工程を自動化することで、人為的なミスも減ります。コストなど詳細を資料にまとめましたので、ご確認ください。」

【NG例】
「○○部長、業務効率化のために、□□のツールの導入を提案します。こちらが資料です。」

NG例では、上司にとって重要なメリットと根拠が抜けているので、興味を持ってもらえない可能性があります。これでは、慎重な上司の首を縦に振ることは難しいでしょう。


トレーニング2.チームメンバーに協力を依頼する


あなたはとあるプロジェクトのチームリーダーです。チームで取り組んでいる案件の進捗が遅れていることに懸念を抱いており、メンバーからの協力を望んでいます。しかし、チームメンバーはそれぞれ業務を兼務していて、協力を依頼しづらい雰囲気があります。

どうやって伝えますか?

①~③を紙に書きだしてみてください。

①伝えたい内容は何か:協力を依頼しプロジェクトの遅れを取り戻したい
②伝えたい相手は誰なのか:忙しいチームメンバー
③その相手にとって何が重要なのか:具体的な業務内容・締め切り

伝える前に相手の立場に立って考えてみることがポイントでしたね!

まず、メンバーそれぞれが抱えている業務量や状況を把握しましょう。無理のない範囲で具体的なタスクと期限を明確にします。「手伝ってほしい」と頼むだけではなく、相手への気遣いもお忘れなく。

具体的には、チームメンバーが集まっている場で次のように伝えましょう。

【OK例】
「皆さん、お疲れ様です。○○プロジェクトの進捗状況に少し懸念があります。そこで、○○の作業について、△△さん、ご協力いただけますでしょうか?具体的には、□□の資料作成を◎日頃までにお願いしたいのですが、いかがでしょうか?ご負担にならない範囲で構いませんので、このミーティングの後に相談させてください。」

このように伝えられると、相手は自分に何を求められているのかがわかります。ですから、あなたに協力できるかどうかを具体的に考えることができるのです。

【NG例】
「皆さん、お疲れ様です。○○プロジェクトで□□の人員が足りていないので誰か手伝ってもらえますか?」

こちらは、よく見られるNG例です。
このように言われても、誰に、何を手伝ってもらいたいのかが全く伝わりません。相手は具体的に考えることができず、返答のしようが無い・・・という状況になってしまうのです。

まとめ

伝える前に相手の立場に立つ事で、伝わり方が大きく変わります。実は、言語化が上手くできると、自分の意図した行動を相手にとってもらいやすくなるという利点もあります。

ですから、言語化に苦手意識のある方は

①伝えたい内容は何か
②伝えたい相手は誰なのか
③その相手にとって何が重要なのか

を意識してみてください。慣れるまでは面倒でも紙に書き出すのがおすすめです。きっと新しい発見があると思いますよ!

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この記事を書いた人

ビジネスアドバイザー/セールスコピーライター
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国立弘前大学卒。営業を経験した後、2003年に地元中小企業のネット通販店長に就任し楽天市場へ出店。マーケティング、ライティング、WEBデザイン技術をたたき上げで習得。青森りんごをメイン商材に年商1億円店舗に成長させ、地元農産品のブランド化に貢献する。2015年に独立起業後は口コミだけで継続的にクライアントを獲得。商品やサービスの価値を言語化し、ターゲットに伝わる文章で伝え切るスキルに定評がある。顧客の悩みに寄り添いアイディアを提供することも得意とし、青森県在住ながら全国各地に顧客を獲得する。